Ngày nay nhiều công ty thường cung cấp cho nhân viên đủ loại thiết bị làm việc, từ smartphone đến laptop, thậm chí còn cài đặt sẵn trên các thiết bị làm việc với thông tin đăng nhập và những ứng dụng dành riêng cho bạn. Bạn nghĩ chỉ cần được trang bị đầy đủ là an toàn ư? Chưa chắc đâu nhé! Dành một ít phút đọc bài này và nghĩ xem mình có đang như vậy không.
Đối với những nhân viên mới đi làm, có lẽ sau một vài ngày bạn bắt đầu cập nhật những sở thích riêng của bạn trên thiết bị như là: thay đổi màn hình Screen Saver với bức ảnh con vật cưng mà bạn yêu thích, đăng nhập vào tài khoản Spotify để sắp xếp danh sách nhạc yêu thích, kiểm tra Facebook để xem tin tức trên news feed hằng ngày, chúc mừng sinh nhật những người bạn thân... vân vân và vân vân ...
Tuy nhiên, các chuyên gia an ninh mạng cho rằng việc bạn lưu trữ những gì thuộc cá nhân và nghề nghiệp thông qua cùng một chiếc laptop thì có thể gây rủi ro thương mại, cho cả bạn và công ty. Công ty công nghệ phần mềm Check Point đã tiến hành một cuộc khảo sát hơn 700 chuyên gia IT, tiết lộ rằng gần 2/3 số chuyên gia IT tin rằng những cuộc tấn công nguy hiểm bắt nguồn từ sự bất cẩn của nhân viên. Và Check Point coi nó như là "Mối đe dọa lớn nhất trong tổ chức của bạn."
Trong khi tất cả chúng ta được cảnh báo để tránh xa các trang web NSFW (Not Safe For Work) hay những liên kết (mờ ám, khiêu dâm) thì thật ra còn có nhiều viêc hơn để bạn nên tránh dùng trên máy tính công ty. Là một người mới và một người làm việc thông minh, bạn nên nghe theo lời của các chuyên gia về những điều mà bạn đừng bao giờ làm trên máy tính làm việc của bạn, nếu không nhớ hết thì ghi chú hay bookmark lại khi cần nhé!
ĐỪNG: Lưu password cá nhân trong thiết bị làm việc của bạn
Hầu hết tất cả chúng ta sử dụng thiết bị làm việc trong 8 tiếng một ngày hoặc nhiều hơn số giờ đó nữa, thậm chí ta còn mang về nhà và có khi dùng nó còn nhiều hơn cả thiết bị cá nhân của mình nữa. Vì dùng nhiều, thường xuyên nên rất dễ khiến ta lưu mọi password vào đây.
 |
| Sẽ rất quan trọng để đọc những chính sách công ty và các thủ tục mà liên quan đến sử dụng Internet và các thiết bị. Cần biết những gì bạn có thể và những gì không thể làm bạn nhé! |
Theo như Hiệp hội Quản lý nhân lực (Human Resource Management - SHRM), nhiều công ty có điều khoản trong chính sách cho phép kiểm tra dữ liệu máy tính, email và Internet mà điều này làm cho việc lưu trữ mật khẩu cá nhân trở nên không an toàn. Email cùng các phương thức truyền thông điện tử khác được truyền qua bởi hệ thống, thiết bị công ty và mạng thì không riêng tư hay bí mật, chúng đều là tài sản của công ty. Vì thế, công ty có quyền kiểm tra, giám sát, điều tiết việc sử dụng mail cũng như các phương thức truyền thông điện tử, các thư mục, tập tin và tất cả những nội dung khác nữa, bao gồm cả việc sử dụng Internet, được truyền qua hoặc lưu trữ trong hệ thống công nghệ của công ty, dù là onsite hay offsite.
ĐỪNG: đưa những lời dung tục khi chat nhóm làm việc
Các tiện ích chatroom như Slack, Campfire và Google Hangout ngày càng trở nên tiện dụng cho việc cộng tác nhóm, nhưng bạn đừng nên nói đùa những chuyện khiến người khác khó chịu dù bạn rất có khả năng mắc phải việc này khi đang nghỉ ngơi và tán gẫu với đồng nghiệp. Tuy nhiên, những tin nhắn đó sẽ được giữ trên server (máy chủ) đâu đó và có thể phục hồi như email.
 |
| Những trò đùa dung tục chỉ phù hợp với bạn thân, đừng làm như vậy khi đang chat nhóm làm việc trên máy của công ty |
Trevor Timm trong một cuộc phỏng vấn với Fast Company tường thuật lại rằng: “Slack có quyền truy cập vào tất cả các cuộc trò chuyện của bạn. Cũng như bất kỳ thông tin liên lạc nội bộ nào mà bạn không muốn nói ở nơi công cộng, bao gồm những cuộc nói chuyện riêng." Hãy nhớ điều này, suy nghĩ trước khi nói và đừng nói mọi thứ trên các nền tảng chatroom nhé.
ĐỪNG: Truy cập vào wifi công cộng miễn phí khi đang làm việc trên những tài liệu “mật”
Nhiều người trong chúng ta làm việc từ xa hay gửi một vài email công việc vào cuối tuần từ một quán cà phê, và chúng ta chắc sẽ dễ dàng lấy laptop và đăng nhập vào wifi công cộng miễn phí. Wifi free thì ở khắp nơi, còn Sếp của bạn thì không đợi đến thứ Hai để xem xét các dự án đó. Tuy nhiên, những nơi có wifi free như những cửa hàng cà phê ở khu phố, sân bay hay khách sạn thì không đơn giản là free như bạn mong đợi.
 |
| Đừng truy cập mail, tài khoản ngân hàng điện tử hay tài khoản thẻ tín dụng từ Wifi công cộng. Bởi vì bạn có thể đăng nhập vào một đường mạng giả được ngụy trang như thật do những kẻ xấu tạo ra hòng đánh cắp thông tin mà bạn không hay biết. |
ĐỪNG: Cho phép bạn bè hay những người đồng nghiệp không chuyên về IT truy cập máy tính làm việc của bạn từ xa
Bạn biết đấy, các phần mềm truy cập từ xa ngày nay thì vô cùng dễ dàng truy cập, bạn có thể cho phép bất cứ ai bạn biết truy cập vào máy tính từ bên ngoài văn phòng. Joe Rejeski, Giám đốc điều hành và sáng lập của X group nói rằng: “Bạn sẽ không để bạn của bạn bước vào văn phòng và ngồi xuống ngay máy tính của mình mà không có sự cho phép của Sếp. Hãy ý thức làm những điều tương tự dù là qua môi trường online.” Rõ ràng là máy tính trên văn phòng công ty không thuộc quyền sở hữu cá nhân của bạn do đó bạn không được cho người không có chuyên môn và không liên quan truy cập vào.
ĐỪNG: Lưu trữ dữ liệu cá nhân
Thật dễ dàng để bạn có một thư mục cá nhân trên màn hình Desktop với đầy đủ hình ảnh dễ thương của người yêu, bạn đời hay con cái hoặc để lưu giữ các loại hóa đơn sinh hoạt, thế nhưng điều quan trọng mà bạn phải nhớ rằng các thiết bị làm việc không phải tài sản của bạn, nó thuộc về sở hữu của công ty.
 |
| Một điều cần phải nhớ là nếu bạn sắp rời khỏi công ty, chính sách nhân sự tiêu chuẩn là bạn phải rời ngay lập tức. Bạn sẽ không có thời gian để loại bỏ các tập tin. Thay vào đó, hãy xem xét việc giữ bên mình một chiếc USB để lưu trữ bất kỳ dữ liệu cá nhân nào. |
Thậm chí trong trường hợp xấu nhất là công ty dừng hoạt động, một vài người tỏ ra lo lắng về những gì sẽ xảy ra với dữ liệu cá nhân trên máy tính làm việc của họ (như tờ khai thuế chẳng hạn…). Khi công ty đóng cửa, việc xóa dữ liệu cá nhân một cách an toàn từ máy tính làm việc thì không phải là một ưu tiên hàng đầu cho việc quản lý. Không ai biết được những gì xảy ra với những chiếc máy tính hay dữ liệu cá nhân trong nó.
ĐỪNG: dùng máy công ty cho việc làm thêm khi ở văn phòng
Nhiều người trong chúng ta không chỉ có một công việc mà có khi đến hai, ba việc cùng lúc, chúng ta làm vì sở thích hoặc là để kiếm thêm thu nhập, thế nhưng đừng nên làm việc một cách mập mờ khi bạn đang làm việc trên ngân sách của công ty.
Như đã đề cập ở trên, tất cả mọi thứ bạn làm trên thiết bị làm việc có thể được ghi nhận một cách hợp pháp bởi việc sử dụng lao động và nó dễ dàng bị IT phát hiện. Hãy cẩn thận khi sử dụng các thiết bị công ty cho các công việc bên ngoài. Nó có thể gây hại dù bạn nghĩ nó chỉ là một vấn đề vô cùng nhỏ, thế nhưng nó hoàn toàn có thể gây ra hậu quả lớn khiến bạn phải tranh luận với quản lý hay bộ phận nhân sự. Thậm chí khi bạn thấy đồng nghiệp của bạn làm những điều này thì bạn cũng đừng làm theo, vì biết đâu bạn mới là người bị phát hiện.
